PDF-Import

RV-Win bietet den Import von Versicherungsverläufen aus textbasierten PDF-Dateien (Download aus dem DRV-Kundenportal) sowie von eigescannten PDF-Dateien an. Voraussetzung ist, dass Sie eine gute OCR-Software einsetzen, welche die Texterkennung für die eingescannte PDF-Datei durchführt, d.h. eine textbasierte Ebene mit durchsuchbarem Text zufügt, um die Verarbeitung der Daten für RV-Win möglich zu machen.

Ablauf des PDF-Imports

PDF-Datei einscannen, d.h. eventuell nur die notwendigen Seiten: Anschreiben mit Personalien, Versicherungsverlauf, Seite mit Summen der Entgeltpunkte (zum späteren Vergleich)

Mit einer Texterkennungssoftware der Bildinformation (blaue Ebene) eine Ebene mit durchsuchbarem Text (grüne Ebene) zufügen:

Empfehlenswerte OCR-Software

Die meisten Kunden der RV-Win "Plus"-Version setzen "Wondershare PDFElement" sowie "Foxit PDFEditor" ein. Beide können als Kaufversion (Dauerlizenz) erworben werden. Wondershare kostet netto ca. 130 € und Foxit ca. 210 €.

Adobe und Abbyy bieten ausschließlich Mietlizenzen an, die bereits nach kurzer Zeit teurer sind.
Häufig wird beim Kauf eines Scanners eine geeignete Texterkennung (ohne Zusatzkosten) mitgeliefert.

Bei im Internet verfügbarer kostenloser OCR-Software (PDF24) und solcher für deutlich unter 100 € ergeben sich häufiger Erkennungsfehler.

Wir selbst setzen Foxit und die Texterkennug vom Brother-Scanner ein. Foxit liefert bessere Ergebnisse, die Texterkennung vom Scanner ist jedoch durchaus gut brauchbar.

Den PDF-Import in RV-Win starten:

Nachdem Sie mit "PDF-Datei importieren" eine Datei ausgewählt haben, erfolgt der Import innerhalb weniger Sekunden. RV-Win zeigt dann alle erkannten Daten und Hinweise zum Fall. Die eigentliche Datenübernahme, d.h. die Erzeugung eines neuen Falls erfolgt, indem Sie auf "OK" klicken:

Danach erhalten Sie den vorausgefüllten Fall, wie bei der manuellen Erfassung:

Im Vergleich zur manuellen Erfassung werden die nachfolgenden Schritte automatisch durchgeführt:

Zuordnung von Zeiträumen (Einmalzahlungen, ausländische Zeiten mit Über- oder Unterdeckung, ...)
Kalenderjahresübergreifende Zeiten (Schulausbildung, Ersatzzeiten, ...) in Kalenderjahre zerlegen
Geburtsdaten für Kinder aus Kinderberücksichtigungszeiten und Mutterschutzzeiten schließen
Wohnsitzzeiten bestmöglich ermitteln (vorranginge Zuordnung nach Kinderberücksichtigungszeiten)
Zahlungszeitpunkt für im Folgejahr gezahlte (laufende) freiwillige Beiträge ermitteln (sofern aus Beitragssatzänderung ersichtlich)
Monatliche Anrechte und Kapitalbeträge beim Versorgungsausgleich (Recht ab 2009) in Entgeltpunkte umrechnen
Entgeltpunkte aus Wertguthaben, Ausgleichsbeiträge § 187a und DDR-Systemzeiten zuordnen